Надлежащее заверение копий документов

Защита документов

Указ формально не отменен, тем более что в свое время, в августе 1991 года, Верховный Совет РСФСР подтвердил полную правопреемственность всей нормативной правовой базы Советского Союза.

Данный Указ был направлен в первую очередь на защиту прав граждан при получении ими в организациях, в которых они работают, прежде всего копий документов социально-правового характера, подтверждающих место работы, занимаемую должность или профессию, размер заработной платы, условия труда, выплату премий, поощрения, награды и т.п. сведения. Для предотвращения возможных фальсификаций сведений, на основании которых принимались решения финансового характера (о назначении льготной пенсии, о размере пенсии, об отнесении выполняемой по профессии работы к вредным условиям труда и т.п.), для обеспечения возможности повторного получения гражданином копий документов, для использования при проверках и т.п. Указ предусматривает в отметке об удостоверении копии документа в обязательном порядке указывать место хранения подлинника документа, с которого изготавливалась заверяемая копия.

В настоящее время такое обязательное указание места нахождения подлинника документа в отметке о заверении копии (выписки из документа) рекомендуется для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления при оформлении реквизита «отметка о заверении копии» на изготавливаемых копиях практически всех документов.

Приложение № 11 к Методическим указаниям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) устанавливает следующую форму данного реквизита (на последнем листе копии или выписки на свободном месте):

На копиях (выписках из документов) проставляется преимущественно «главная» печать органа власти. Но порядок удостоверения копий и выписок, полномочия по их удостоверению, виды печатей в организации должны устанавливаться конкретно в локальных нормативных актах организации, как минимум – в Инструкции по делопроизводству.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», если автор вопроса имеет в виду действительно этот ГОСТ (в 2013 году предполагается выход его новой редакции), закрепляет определения терминов «подлинный документ», «подлинник», «дубликат», «копия документа», «заверенная копия документа». Дубликат договора как повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, всегда выдается на основании подлинника.

В ГОСТе Р 51141-98 отсутствует известное на практике понятие «умноженный оригинал», которое фактически ушло из употребления в профессиональной речи, но по-прежнему в гражданско-правовых сделках означает, что договоры заключаются в определенном всеми сторонами сделки количестве экземпляров, по одному экземпляру – для каждой из сторон, и каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу. Это обычно оговаривается в заключительных положениях договора, оформляющего сделку.

Нотариусы же в своей деятельности в настоящее время руководствуются Правилами нотариального делопроизводства в редакции приказа Минюста России от 23.11.2010 № 360, которые утверждены решением Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09 и приказом Минюста России от 19.11.2009 № 403.

Что значит «надлежаще заверенная» копия?

41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут: или нотариус, или сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя.

Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009). Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Вывод: Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Реквизит

Чем предусмотрен

Примечания

Заверительная надпись

Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003

Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»

Должность лица, заверившего копию

Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003

Руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности

Подпись лица, заверившего копию

Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003

Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

ГОСТ Р 6.30-2003

Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота

Печать

Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)

Отметка о том, что подлинный документ находится в организации

Указ N 9779-X

Организация может заверять: (или) копии собственных документов; (или) копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации. Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

Дата выдачи (заверения)

Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003

Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию. Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Совет: При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

Как правильно прошить и опечатать документ, вы можете посмотреть в нашем видео

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Возврат к списку

Согласно ч. 2 ст. 71 ГПК РФ и ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

Анализ практики высших судебных инстанций, а также личный опыт даёт основания утверждать, что чёткого и ясного понимания сколь лаконичной, столь и важной формулировки «надлежащим образом заверенная копия» до настоящего времени нет.

В числе возможных вариантов толкования рассматриваемого понятия обозначу следующие:

  1. заверение копии доказательства судом на основе её сличения с подлинником;
  2. заверение копии доказательства представляющим его лицом, участвующим в деле;
  3. заверение копии доказательства иным уполномоченным лицом (нотариусом; лицом, от которого доказательство исходит).

Первый из вышеуказанных вариантов наиболее предпочтителен, поскольку позволяет суду и лицам, участвующим в деле, убедиться в существовании подлинника доказательства, а также в аутентичности предоставленной копии.

Вместе с тем, по ряду причин, в числе которых можно отметить процессуальную экономию, первый вариант не находит полной поддержки со стороны судов. Данное обстоятельство, как это ни парадоксально звучит, усложняет работу самих судов, вынуждая оценивать доказательства, оригинала которых не представлялось (а, возможно, и не имелось).

Второй вариант нашёл распространение преимущественно в арбитражных судах, где практикуется со ссылкой на ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 заверение копии письменного доказательства представляющим его лицом. Указанный подход вызывает следующее возражение.

Практически всегда присутствующая заинтересованность лица представляющего доказательства является достаточно весомым обстоятельством против наделения этого лица полномочием свидетельствовать верность копии доказательства.

Довод о том, что лицо, безосновательно заверившее копию доказательства, несёт за данное действие ответственность вплоть до уголовной, вряд ли, можно считать достойной гарантией аутентичности копии доказательства, равно как и наличия его подлинника.

Наличие у лица, участвующего в деле, права на заявление о подложности (фальсификации) доказательства (ст. 186 ГПК РФ, ст.

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

161 АПК РФ) ситуацию не спасает, поскольку реализация этого права сопряжена с рисками пропуска подложного доказательства или приобретения репутации параноика (в зависимости от степени активности лица, участвующего в деле).

Не вполне понятна и нормативно-правовая основа толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия» по второму варианту. Рассмотрение в качестве такой основы вышеуказанных государственных стандартов РФ представляется неоправданным; ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 – документы с техническими нормами, регламентирующими, в частности, порядок заверения копии документа, но не нормативно-правовые акты, наделяющие всех полномочием свидетельствовать верность копий любых документов.

Говоря о третьем варианте толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия», уместно упомянуть, прежде всего, Основы законодательства РФ о нотариате.

Вышеуказанные Основы (ст.ст. 35, 77) прямо указывают на наличие у нотариуса полномочий свидетельствовать верность копий документов и выписок из них. В связи с чем нотариально заверенная копия документа является надлежащим образом заверенной копией доказательства.

Другим нормативно-правовым актом, имеющим отношение к рассматриваемому варианту толкования, является не утративший силы (как и актуальности) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с п. 1 данного Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Вышеприведённый пункт, являясь нормативно-правовой основой заверения учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, позволяет считать такие копии надлежащим образом заверенными и использовать их в доказывании.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Важные моменты при заверении копий документов для суда

Поэтому не рекомендуется заверение копии представителями, не состоящими в штате предприятия, учреждения, организации, в том числе адвокатами (Постановление ФАС УО от 24.02.2005 № Ф09-288/05ГК).
С учётом сложившейся судебно-арбитражной практики (Определение ВАС РФ от 10.07.2014 № ВАС-9391/14 по делу № А74-2679/2013, Определение ВАС РФ от 04.07.2014 № ВАС-5810/14 по делу N А55-6009/2013) не рекомендуется заверение представителем копии доверенности, которая выдана этому представителю.
Руководитель или уполномоченное на то должностное лицо предприятия, учреждения, организации вправе заверять копии документов:
— исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций (абз. 2 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X);
— имеющихся у предприятий, учреждений и организаций документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, при условии невозможности или затруднительности получения копий таких документов от предприятий, учреждений и организаций, от которых исходят такие документы (абз. 3 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X).
Верность копии документа свидетельствуется подписью и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X).
Рекомендуемые требования относительно надлежащего образа заверения копии письменного доказательства содержатся в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в абз. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Если документы содержат более одного листа, все листы копий могут быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *